Politique de confidentialité

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

Protéger vos renseignements personnels ou commerciaux est une priorité pour nous. Votre consentement est primordial afin de collecter, utiliser et divulguer vos renseignements. La décision de nous divulguer vos renseignements personnels vous appartient. Les renseignements personnels nous permettent, d’une part, de vous identifier et de vous servir de manière à répondre à vos attentes. D’autre part, ils nous permettent de nous conformer à différentes exigences légales.

Il est de notre responsabilité de nous assurer que tout renseignement recueilli est traité de façon sécuritaire. À ce propos, nous vous invitons à consulter notre politique de confidentialité dans laquelle vous trouverez réponse à vos questions, incluant la nature des renseignements collectés, les raisons pour lesquelles nous vous demandons de fournir des renseignements personnels, ce que nous faisons avec vos renseignements et les mesures de sécurité propres à assurer leur protection.
L’expression « renseignements personnels » s’entend de toute information vous concernant permettant, directement ou indirectement, de vous identifier.

Obtenir votre consentement

En quoi consiste mon consentement ?
En nous fournissant volontairement vos renseignements personnels, vous consentez à ce qu’Atelier Guy architectes puisse les collecter, les utiliser et les partager conformément à ce qui est prévu à la présente politique, afin de vous servir au quotidien et de respecter nos obligations légales.

Votre consentement ne vaut que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins auxquelles il a été demandé, lesquelles sont décrites plus amplement ci-dessous.

Sachez que nous collectons, utilisons et partageons uniquement les renseignements personnels nécessaires, à moins que la loi nous autorise à les traiter autrement.

Puis-je retirer mon consentement à l’utilisation de mes renseignements personnels ou refuser de fournir certains renseignements ?

Il vous est toujours possible de retirer votre consentement à l’utilisation de vos renseignements personnels en contactant notre responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées figurent ci-dessous. Il vous est aussi possible, à tout moment, de refuser de fournir certains renseignements.

Gardez toutefois en tête que si vous refusez de nous fournir certains renseignements ou que vous retirez votre consentement à leur utilisation, nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir tout ou partie de nos produits et services puisque certains renseignements sont essentiels dans le cadre des relations que nous entretenons avec nos clients.

Limiter notre collecte à ce qui est nécessaire

Quels sont les renseignements personnels que nous recueillons à votre sujet ?

Les renseignements personnels peuvent inclure : votre nom; adresses électronique et postale; numéro de téléphone; fonction; nom de l’entreprise; des renseignements relatifs au recrutement, comme le contenu d’un curriculum vitae, tel des renseignements sur la scolarité et les antécédents professionnels; et tout autre renseignement personnel que vous pouvez nous donner de temps à autre.

Veuillez prendre note que si vous nous fournissez des renseignements personnels au sujet d’autres personnes (comme vos clients, vos fournisseurs de service, votre conjoint(e) ou vos enfants, selon le cas), vous devez vous assurer de les avoir dûment avisées que vous nous fournissez leurs renseignements et d’avoir obtenu leur consentement à une telle communication de renseignements ou encore d’être titulaire de l’autorité parentale (si des renseignements relativement à des personnes mineures sont fournis).

De quelle façon vos renseignements personnels sont-ils recueillis ?

Nous ne recueillons pas vos renseignements personnels, sauf si vous nous les fournissez sur une base volontaire. Nous ne recueillons que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées avant une telle collecte, lesquelles sont mentionnées ci-dessous. Lorsque vous nous fournissez des renseignements personnels, vous acceptez la façon dont nous les recueillons, utilisons, divulguons et gérons ces renseignements, telle que décrite à la présente politique.

Nous pourrions notamment être amenés à recueillir vos renseignements personnels dans les situations suivantes, si applicables :
• Vous complétez une demande de renseignements ou un formulaire;
• Vous communiquez avec nous par téléphone, par courriel, en personne ou autrement.

Faire preuve de transparence

Comment utilisons-nous vos renseignements personnels ?

Nous collectons des renseignements personnels pour compléter votre dossier adéquatement, pour répondre à vos demandes et pour vous offrir nos services d’architecture ainsi que pour la conduite de nos affaires et pour administrer et exécuter nos services. Nous pouvons également utiliser vos renseignements à des fins de recrutement afin de nous permettre de traiter des demandes d’emploi.

Nous devons également obtenir certains de vos renseignements personnels afin de respecter nos obligations légales. En effet, afin d’exercer notre profession d’architecte conformément à la loi, nous avons l’obligation de tenir un registre où figurent certains de vos renseignements personnels lorsqu’un mandat nous est confié.

De plus, les renseignements que vous nous fournissez pourraient être utilisés par nous i) à des fins de ciblage et de prospection commerciale, ii) à des fins d’analyses statistiques, notamment quant aux tendances du marché et de l’industrie, et iii) dans une optique de développement et d’amélioration continue de nos produits et services.

Si nous utilisons vos renseignements personnels dans d’autres contextes que ceux mentionnés dans cette politique de confidentialité ou encore ceux permis par les lois applicables, vous en serez avisé et vous aurez l’occasion d’y consentir avant qu’une action ne soit prise.

Avec qui partageons-nous vos renseignements personnels ?

Nous pourrions être amenés à communiquer vos renseignements à des fournisseurs de services retenus pour offrir des services en notre nom, notamment, aux catégories suivantes de fournisseurs :
• Nos conseillers professionnels, incluant par exemple, des conseillers juridiques, financiers, commerciaux, en matière de gestion des risques ou autres conseillers, des banquiers et nos comptables professionnels agréés;
• Des entrepreneurs généraux et leurs sous-traitants, des consultants et d’autres professionnels dans le domaine de la construction, soit notamment des arpenteurs et des ingénieurs, des élus et représentants municipaux ainsi que des donneurs d’ouvrages et des représentants variés, lesquels ont parfois accès aux noms et à l’adresse résidentielle de nos clients;
• Nos assureurs et nos courtiers d’assurance; et
• Les fournisseurs de services tiers pour des logiciels de lecture de plans, de conception de bâtiment et de dessin, lesquels ont parfois accès aux noms et à l’adresse résidentielle de nos clients, l’hébergement et le maintien de notre site, l’hébergement de nos données via des services infonuagiques, la facturation, les services informatiques (T.I.), la transmission de courriels ou d’autres communications pour notre compte ou l’organisation de promotions ou l’analyse de l’efficacité de notre stratégie publicitaire.

Ces tiers pourraient avoir accès à des renseignements personnels ou les traiter dans le cadre des services qu’ils nous fournissent. Nous limitons les renseignements que nous fournissons à ces fournisseurs de services aux seuls renseignements qui sont raisonnablement nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions. Sachez que leur utilisation des renseignements que nous leur communiquons est assujettie à des restrictions légales et qu’ils ne sont autorisés à utiliser vos renseignements qu’à la seule fin de remplir leurs fonctions. Sachez également qu’il est possible que des renseignements soient communiqués à l’extérieur du Québec, car certains de nos fournisseurs de service entretiennent des installations dans le monde entier.

Nous pourrions transmettre les renseignements dont nous disposons à votre sujet dans le cadre d’une transaction commerciale au sein de l’entreprise. Sachez que toute utilisation des renseignements que nous communiquons à cet égard est assujettie à des restrictions légales et conventionnelles aux fins de la transaction envisagée. Ainsi, une entente écrite sera alors conclue avec l’autre partie à la transaction, par laquelle celle-ci s’engagera notamment à n’utiliser les renseignements qu’aux seules fins de la conclusion de la transaction commerciale et à prendre les mesures nécessaires pour assurer la protection du caractère confidentiel des renseignements ainsi transmis.

Vos renseignements personnels ne seront pas utilisés ou communiqués à d’autres fins que celles pour lesquelles ils ont été recueillis et conformément à la présente politique, sauf si vous y consentez ou lorsque la loi l’exige ou le permet. Particulièrement, si un renseignement personnel sensible vous concernant est utilisé à d’autres fins que celles pour lesquelles il a été recueilli, vous en serez avisé et vous aurez l’occasion d’y consentir expressément avant qu’une telle utilisation en soit faite. Outre les utilisations autorisées par la présente ou par la loi, nous nous engageons à ne pas divulguer, vendre ou autrement céder à des tiers, ni échanger avec des tiers les renseignements que vous nous fournissez.

Enfin, prenez note que si nous avions à prendre une décision à votre égard, nous nous assurerons que vos renseignements personnels utilisés pour prendre celle-ci soient à jour et exacts.

Qui a accès à vos renseignements personnels ?

L’accès à vos renseignements personnels est limité au personnel et aux agent(e)s et représentant(e)s d’Atelier Guy architectes qui ont besoin d’y accéder dans l’exercice de leurs fonctions. Ainsi, tous nos architectes, technologues, dessinateurs et candidats à la profession d’architecte ainsi que notre personnel de soutien ont accès à vos renseignements personnels afin d’être en mesure de vous offrir nos produits et services.

Nos employés sont formés et sensibilisés à l’importance de la protection de vos renseignements personnels et doivent suivre de façon régulière des formations en matière de sécurité et de protection des renseignements personnels. De plus, nos employés sont liés par des engagements de confidentialité et par la protection liée au secret professionnel, lorsqu’applicable.

Protéger vos renseignements

Comment assurons-nous la protection de vos renseignements ?

Nous nous efforçons de maintenir des mesures de protection matérielles, techniques et administratives raisonnables et selon les normes généralement acceptées dans le secteur afin de protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol, l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification sans autorisation.

À titre d’exemple, nous gérons notre serveur et nous assurons l’efficacité de l’infrastructure de notre pare-feu de manière à ce que vous puissiez naviguer en toute sécurité. Pour accéder aux zones sécurisées de notre site web, le cas échéant, un nom d’utilisateur et un mot de passe seront nécessaires.

Nous révisons constamment nos pratiques et politiques, vérifions notre réseau de données, mettons à l’épreuve l’efficacité de la sécurité de notre site et nous effectuons chaque mise à jour requise pour garantir que la confidentialité de vos renseignements ne soit jamais compromise.

Ainsi, les données de nos clients sont entièrement hébergées sur un système de stockage de grande capacité connecté à notre réseau (NAS), lequel se trouve dans un endroit sécurisé. Aucune donnée n’est stockée sur les ordinateurs de nos employés, car ceux-ci ne servent qu’à se connecter audit réseau.

Les accès aux ordinateurs de nos employés sont tous protégés par des mots de passe. Les comptes en ligne de nos employés fonctionnent tous avec un compte administratif protégé par une méthode d’authentification à deux facteurs, laquelle n’est accessible qu’à nos associés. Nous avons également recours à un logiciel permettant de gérer et de conserver tous nos mots de passe de façon sécurisée. Un antivirus est aussi déployé sur l’ensemble de nos postes et serveurs.

Les communications via Internet sont sujettes à interception, perte ou altération. Par conséquent, vous reconnaissez que les renseignements ou éléments que vous fournissez par voie électronique, du fait que vous accédez à ce site ou en faites usage, ne sont ni confidentiels ni exclusifs, sauf dans la mesure requise par les lois applicables, et que les communications par courrier électronique non protégées sur Internet peuvent être interceptées, altérées ou se perdre.

Bien que nous prenions les mesures de sécurité exigées par la loi, aucun dispositif de sécurité n’est infaillible. Par conséquent, dans les limites autorisées par la loi, nous ne sommes pas en mesure de garantir que les renseignements personnels ne seront pas perdus, mal utilisés ou modifiés, et nous n’assumons aucune responsabilité à l’égard des renseignements personnels que vous transmettez, ni à l’égard de leur utilisation ou de leur mauvaise utilisation par vous ou des tiers. Vous devez toujours faire preuve de vigilance dans le traitement et la divulgation de vos renseignements personnels, notamment en évitant de les transmettre par courriel non sécurisé.

En cas d’incident de confidentialité, nous prendrons les mesures requises afin de limiter les risques qu’un préjudice soit causé et nous nous conformerons aux obligations de la loi applicable. Notamment, nous vous informerons si un incident de confidentialité s’est produit et qu’il concerne vos renseignements personnels, dans la mesure où la loi l’exige.

Sachez que nos architectes ont un devoir de confidentialité envers leurs clients en vertu de leurs normes déontologiques. Ainsi, ils doivent respecter le secret de tout renseignement de nature confidentielle qui vient à leur connaissance dans l’exercice de leur profession.

Où sont conservés vos renseignements personnels ?

Il est possible que vos renseignements personnels se trouvent ailleurs qu’au Canada, car certains de nos fournisseurs de service ont des bureaux dans le monde entier. Pour avoir accès à vos renseignements personnels, il suffit de communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées de chacun figurent ci-dessous.

Pendant combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels ?

Nous conserverons vos renseignements personnels uniquement pour la période pendant laquelle nous en aurons raisonnablement besoin eu égard aux finalités pour lesquelles ils ont été collectés ou traités, conformément à la présente politique ou pour se conformer aux exigences des lois applicables.

En effet, veuillez noter qu’à titre de bureau d’architectes, nous avons l’obligation de conserver vos dossiers, lesquels comprennent notamment certains de vos renseignements personnels, pour une période minimale de 5 ans, à partir de la date du dernier service rendu ou, lorsque le projet est réalisé, à partir de la date de la fin des travaux. Sachez également que nous conservons certains renseignements personnels outre cette période, afin de nous protéger des risques de poursuites judiciaires.

Une fois le délai de conservation expiré, nous nous assurons de détruire vos renseignements personnels, soit en éliminant ceux-ci de manière définitive. La destruction est effectuée de façon sûre et sécuritaire, selon les meilleures pratiques applicables.

Si vos renseignements personnels ne sont pas détruits de la manière prévue ci-dessus, ceux-ci seront anonymisés selon les meilleures pratiques généralement reconnues et selon les critères et modalités déterminés par règlement. Un renseignement concernant une personne physique est anonymisé lorsqu’il est, en tout temps, raisonnable de prévoir dans les circonstances qu’il ne permet plus, de façon irréversible, d’identifier directement ou indirectement cette personne.

Vos droits à l’égard de vos renseignements

Droit d’accéder, de rectifier ou de modifier vos renseignements personnels

Vous avez certains droits concernant vos renseignements personnels. Il est impératif que vous compreniez ces droits. Dans certaines circonstances et conformément aux lois applicables, vous disposez des droits suivants :
• Le droit de demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons sur vous et d’en recevoir copie;
• Le droit de demander la communication de vos renseignements personnels informatisés, dans un format technologique structuré et couramment utilisé;
• Le droit de demander la correction de renseignements personnels inexacts, incomplets ou équivoques que nous détenons sur vous;
• Le droit d’exiger que soit rectifié le renseignement personnel dont sa collecte, sa communication ou sa conservation n’est pas autorisée par la loi;
• Le droit d’exiger que cesse la diffusion d’un renseignement personnel vous concernant ou que soit désindexé tout hyperlien rattaché à votre nom permettant d’accéder à ce renseignement par un moyen technologique dans certaines circonstances;
• Le droit de demander la suppression d’un renseignement personnel périmé ou non justifié par l’objet du dossier;
• Le droit de formuler des commentaires par écrit et les verser à votre dossier; et
• Le droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation de vos renseignements personnels aux fins déterminées ci-dessus, notamment à l’utilisation de vos renseignements personnels à des fins de prospection commerciale.
Pour ce faire, nous vous invitons à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées figurent ci-dessous.

Questions, commentaires, plaintes?

Responsable de la protection des renseignements personnels

Vous pouvez nous adresser vos questions, inquiétudes, plaintes et demandes relatives à la présente politique de confidentialité à M. Vincent Beaudoin, architecte associé principal et responsable de la protection des renseignements personnels, à l’adresse électronique suivante : [email protected]
Vous pouvez également contacter le responsable de la protection des renseignements personnels pour exercer vos droits relativement à vos renseignements personnels qui figurent à la section précédente. Sachez toutefois que nous ne pourrons considérer une demande d’accès ou de rectification de vos renseignements personnels que si elle est faite par écrit, par une personne justifiant de son identité à titre de personne concernée, conformément aux lois applicables.

Dans tous les cas, nous nous engageons à communiquer avec vous au plus tard dans les 30 jours de la date de réception de votre demande.

 

 

 

Date de dernière mise à jour de la présente politique : 22 octobre 2024